Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Bolinvo is een webapplicatie voor bol.com-verkopers die factuurverzoeken automatisch willen verwerken. Bolinvo wordt aangeboden door R-Fashion V.O.F., Langestraat 76, 9671 PJ Winschoten, KvK-nummer 42113226. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@bolinvo.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens van verkopers (naam, e-mailadres, wachtwoord versleuteld)
• Naam, adres en e-mailadres van klanten van de verkoper (afkomstig van bol.com)
• Bestelgegevens en factuurbedragen
• bol.com API-sleutels van de verkoper (versleuteld opgeslagen)
• Systeemlogboeken (acties binnen de applicatie)
• Contactaanvragen via het contactformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en, als je die invult, telefoonnummer, naam van je bol.com-winkel, ordervolume en je bericht
• Een gehashte (niet leesbare) vorm van je IP-adres en e-mailadres, tijdelijk, om misbruik van inloggen en formulieren te beperken

Voor de gegevens van klanten van verkopers is Bolinvo verwerker; de verkoper is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke (zie de verwerkersovereenkomst in de gebruiksvoorwaarden).

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Het aanmaken en verzenden van facturen aan klanten van de verkoper
• Het automatisch ophalen en verwerken van bol.com factuurverzoeken
• Authenticatie en beveiliging van accounts
• Naleving van wettelijke bewaarplichten (fiscaal: 7 jaar)
• Contactaanvragen: om je vraag te beantwoorden en, als je dat wilt, een account voor je aan te maken. Grondslag: je eigen verzoek om contact (stappen vóór een eventuele overeenkomst).

Wij verkopen, verhuren of delen geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Facturen: 7 jaar na het einde van het kalenderjaar van de factuurdatum (verkopers in België: 10 jaar; wettelijke fiscale bewaarplicht), daarna automatisch gewist
• Klantgegevens: zolang er facturen van die klant bewaard moeten worden (7 jaar; België 10 jaar), ook als het account intussen is opgeheven. Een klant zonder facturen die in die termijn niet is gebruikt of gewijzigd, wordt daarna automatisch gewist; de verkoper kan zo'n klant ook eerder zelf verwijderen
• Contactaanvragen: 2 jaar, daarna automatisch gewist
• Systeemlogboeken: maximaal 1 jaar
• Tellers tegen misbruik (gehasht IP- of e-mailadres): na afloop van de telperiode (hooguit een uur) gewist bij de dagelijkse opruiming
• Accountgegevens: tot het account wordt opgeheven. Zolang er nog facturen bewaard moeten worden, wordt de organisatie gedeactiveerd in plaats van gewist: inloggen kan niet meer en de bol.com-koppeling wordt verwijderd. Daarna wordt de organisatie met de gebruikersaccounts definitief verwijderd

5. Ontvangers en subverwerkers

Voor de werking van Bolinvo schakelen wij de volgende partijen in. Zij verwerken alleen de gegevens die voor hun taak nodig zijn.

• Railway Corporation (Verenigde Staten; servers in de EU (regio EU West)) — hosting van de applicatie en de database. Gegevens: alle gegevens in Bolinvo.
• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten; wereldwijd netwerk) — DNS, doorsturen van e-mail aan info@bolinvo.nl en (als de proxy aan staat) doorgeven van webverkeer. Gegevens: IP-adressen, verzoeken aan bolinvo.nl, e-mail aan info@bolinvo.nl.
• Resend, Inc. (Verenigde Staten) — versturen van e-mail (meldingen over facturen, contactaanvragen). Gegevens: e-mailadressen en de inhoud van die e-mails.
• Google (Gmail) (Verenigde Staten / Ierland) — ontvangen en beantwoorden van e-mail aan info@bolinvo.nl, waaronder contactaanvragen. Gegevens: gegevens uit het contactformulier en andere e-mail aan info@bolinvo.nl.

Een deel van deze bedrijven is gevestigd in de Verenigde Staten. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte komen, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Andere ontvangers:

• bol.com — Bolinvo haalt factuurverzoeken op bij bol.com en stuurt de factuur (PDF) terug naar bol.com, in opdracht van de verkoper.

6. Cookies

Bolinvo gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies voor het beheren van uw sessie (inlogstatus en de tweestapsverificatie). Er worden geen analytische, tracking- of marketingcookies gebruikt. In de opslag van uw browser onthouden we alleen of u een melding (zoals de cookiemelding) hebt gesloten. Voor functionele sessiecookies is geen toestemming vereist, maar wij informeren u er transparant over.

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische maatregelen om uw gegevens te beveiligen, waaronder versleuteling van gevoelige gegevens, HTTPS-verbindingen en toegangsbeperking. Bij een datalek stellen wij u binnen 48 uur op de hoogte.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage van uw persoonsgegevens
• Recht op correctie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”), behoudens wettelijke bewaarplichten
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@bolinvo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers actief.